Düzenli kaydın önündeki asıl engel
Çoğu sole trader'ın fişi eksik değildir; fişleri bir arada değildir. Kimi Gmail'de PDF, kimi arabada kâğıt, kimi yalnız kart ekstresinde bir satır. Kişisel ve işle ilgili harcamalar çoğu zaman aynı hesaptan yapılır. Ocak geldiğinde her ödemeyi belgesiyle eşleştirmek, işe ayırmak istediğiniz saatleri yer.
Billfetch bu işi yılda bir büyük iş olmaktan çıkarıp her ay küçük tutmak için yapıldı.
Fişi aldığınız anda kaydedin
Her belge okunur; tedarikçi, tarih, tutar, KDV ve kategori önerisiyle gelir, siz kontrol edip onaylarsınız. Belgelerin nasıl okunup denetlendiği fiş yakalama sayfasında.
- Kâğıt fişin fotoğrafını çekip Telegram'da Billfetch botuna gönderin — uygulamayı açmanıza gerek yok.
- Fatura e-postalarını size özel yönlendirme adresine iletin ya da bu adresi tedarikçilerinize fatura e-postası olarak verin.
- Gmail, Outlook ya da başka bir posta kutusunu bağlayın; faturaları Billfetch ayıklasın.
- PDF ve fotoğrafları bilgisayarınızdan ya da telefonunuzdan Billfetch'e sürükleyin.
Her ödeme fişiyle eşleşir
Wise, Starling ya da Revolut Business'ı doğrudan bağlayın veya başka bir bankadan CSV ekstresi yükleyin; Monzo, Barclays, Lloyds, NatWest ve American Express dosyaları otomatik tanınır. Billfetch her ödemeyi tutar, tarih ve tedarikçi adına göre belgesiyle eşleştirir.
Belgesi olmayan ödeme eksikler listesine düşer. Oradan fişi yükleyebilir, faturasız gider olarak yazabilir (örneğin banka masrafı) ya da işletme rakamlarına girmesin diye kişisel ödeme olarak işaretleyebilirsiniz. Hiçbir şey sessizce kaybolmaz, her işlem geri alınabilir.
Kişisel ve işletme harcaması aynı hesapta
Pek çok sole trader her şeyi tek bir vadesiz hesaptan yürütür. Kişisel ödemeleri işaretlemek onları kayıtlarınızın dışında tutar; kaç tanesinin hariç tutulduğu da görünür, böylece muhasebeciniz neyin neden çıkarıldığını bilir. Aynı tedarikçiyi iki kez onayladığınızda Billfetch bir kural önerir; gelecek ayın ödemeleri kendiliğinden sınıflanır.
HMRC'nin beklediği şekilde kayıt saklama
Self-employed iseniz GOV.UK, kayıtlarınızı ilgili vergi yılının 31 Ocak beyan son tarihinden sonra en az beş yıl saklamanızı söylüyor. Billfetch her belgenin orijinal dosyasını geldiği gibi, açıkladığı ödemenin yanında saklar; arşiv kendiliğinden oluşur. Tarih örnekleri için işletme kayıtları ne kadar saklanır yazısını okuyun.
Billfetch Self Assessment beyannamenizi ya da başka bir şeyi HMRC'ye göndermez. Size veya muhasebecinize beyanın dayanacağı eksiksiz ve kontrol edilmiş kayıtları verir.
Başka para birimindeki harcamalar
Dolarla ödenen yazılım abonelikleri, euro ile bir fuar, yurt dışından malzeme: Billfetch her tutarı HMRC'nin aylık kurlarıyla sterline çevirir, orijinal tutarı ve kuru kayıtta tutar; rakamlarınız muhasebecinizinkiyle tutar.
KDV mükellefi olsanız da olmasanız da
Billfetch'e işletmenizin KDV'ye kayıtlı olup olmadığını, hangi şemayı kullandığınızı ve nakit mi tahakkuk esasıyla mı çalıştığınızı söyleyin. Emin değilseniz "Emin değilim" deyin: Billfetch güvenli bir varsayılan kullanır ve pakette bu cevabı "teyit edilmedi" diye işaretler, muhasebeciniz kontrol eder.
Muhasebecinize teslim
Yıl sonunda, isterseniz her ay, Billfetch tek bir muhasebeci paketi hazırlar: kategori bazında özet, tüm kayıtlar, hâlâ açık olanların listesi ve orijinal fişler bir ZIP içinde; isterseniz Xero, QuickBooks veya FreeAgent içe aktarma dosyalarıyla. Defterinizi kendiniz FreeAgent ya da QuickBooks'ta tutuyorsanız Business planı giderleri oraya fiş ekli fatura olarak gönderebilir.
LTD şirkete geçmeyi mi düşünüyorsunuz?
Şirket kurduğunuzda yeni şirketi ikinci işletme olarak ekleyin. Her birinin kaynakları ve kayıtları ayrı kalır; sole trader dönemi ile şirket dönemi birbirine karışmaz. Nelerin değiştiğini LTD şirketler için Billfetch sayfasında okuyun.