Ayın (veya çeyreğin ya da yılın) sonunda muhasebecinize tek bir dosya gönderirsiniz: muhasebeci paketi. Bu ZIP dosyası, hesaplarınızı kontrol etmek için gereken her şeyi içerir; her rakamın dayanağı olan belgeye ulaşılabilir.
Paketi hazırlayın
- Sayfanın üstünden dönemi seçin; örneğin geçen ay.
- Kapanış bölümünü açın. Göndermeden önce bölümünde Billfetch, kaynaklarınızın güncel olup olmadığını, kaç görevin açık kaldığını ve muhasebe bilgilerinizin (KDV (VAT) durumu gibi) ayarlanıp ayarlanmadığını kontrol eder.
- Muhasebeci paketi bölümünde bir Profil seçin (aşağıya bakın).
- Paketi hazırla seçeneğini seçin. Billfetch belgeler eklenirken ilerlemeyi gösterir.
- Hazır yazdığında Zip indir seçeneğini seçin.
Önce tüm görevleri bitirmeniz gerekmez. Açık kalan her şey pakete eksik listesi olarak eklenir; böylece muhasebeciniz nelerin beklediğini tam olarak görebilir.
Paketin içeriği
- README.txt — paketin oluşturulma zamanı, dönem, döviz kuru kaynağı, kayıt sayıları ve içeriğin parmak izi.
- summary.csv — baz para biriminizde aylara ve kategorilere göre özet; gelirler brüt satışlar, ücretler, iadeler ve net tutar olarak ayrılır.
- ledger.csv — satır satır tüm kayıtlar. Her kayıtta tarih, kaynak, tedarikçi, kategori, özgün tutar ve para birimi, kullanılan döviz kuru ve kaynağı, çevrilmiş tutar, vergi ve belgenin dosya adı yer alır.
- missing.csv — faturası olmayan ödemeler ve ödemesi olmayan faturalar gibi açık kalan tüm kalemler.
- paid_outside_company.csv — şirket hesabı dışında (örneğin kişisel kartla) ödendiğini belirttiğiniz faturalar ayrı olarak listelenir.
- manifest.csv — her belge dosyasını kaydı, tedarikçisi, tarihi ve tutarıyla ilişkilendirir.
- documents/ — yıl ve aya göre düzenlenmiş özgün faturalar ve makbuzlar, geldikleri hâliyle.
İşletmeniz Companies House’a bağlıysa pakete bir şirket bilgileri dosyası da eklenir.
Muhasebecinizin yazılımı için içe aktarma dosyaları
Profil ayarı, ek bir içe aktarma klasörü oluşturulup oluşturulmayacağını belirler:
- Genel CSV — yalnızca yukarıdaki dosyalar.
- Xero (fatura içe aktarma) — Xero’nun içe aktarma formatında bir alış faturaları dosyası içeren
xeroklasörü ekler. - QuickBooks Online (fatura içe aktarma) — QuickBooks için alış faturaları dosyaları içeren
qboklasörü ekler. - FreeAgent (banka ekstresi) — FreeAgent formatında bir banka ekstresi dosyası içeren
freeagentklasörü ekler.
Her klasörün kendi README dosyası vardır. İçe aktarmanın sorunsuz olması için Ayarlar › İşletmeler bölümündeki Muhasebe yazılımı sekmesinde her kategori için muhasebecinizin hesap kodunu girin. Kodu olmayan kategoriler de dışa aktarılır, yalnızca kodları boş kalır. Kapanış sayfası kaç kodun eksik olduğunu gösterir.
Yalnızca belgeler
Muhasebeciniz yalnızca evrakları istiyorsa Yalnızca belgeler seçeneğini açın. Bu durumda ZIP dosyası belgeleri ve belge dökümünü içerir.
Gönderme
- E-posta metnini kopyala, e-postanıza yapıştırabileceğiniz hazır bir mesaj verir. ZIP dosyasını ekleyip gönderin.
- Muhasebecinizi Billfetch’e davet ettiyseniz Muhasebeci linkini kopyala, bu pakete ve önceki tüm paketlere erişebileceği kalıcı bir bağlantı verir. Paket hazır olduğunda kendisine e-posta da gönderilebilir.
Hazırladığınız her paket Dışa aktarma geçmişi bölümünde saklanır; Yeniden indir seçeneğiyle tekrar indirebilirsiniz.
İpucu: Bir vergi çeyreği için Billfetch, HMRC’ye herhangi bir şey göndermez. Bunun yerine paketi Making Tax Digital yazılımınıza aktarın.