Fişleri göndermenin dört yolu
Kabul edilen dosyalar PDF, JPEG ve PNG; ayrıca kaydedilmiş e-postalar (.eml) ve HTML makbuzlar. Yüklemede dosya başına 25 MB'a kadar, Telegram'da 20 MB'a kadar.
- Yükleme: her sayfadaki Belge ekle düğmesini kullanın ya da PDF ve fotoğrafları pencereye sürükleyin. Birden çok dosya aynı anda olur.
- Telegram: fiş elinize geçtiği anda Billfetch botuna fotoğraf ya da PDF gönderin. Bot geldiğini onaylar.
- Yönlendirme adresi: fatura e-postalarını size özel Billfetch adresine iletin ya da bu adresi tedarikçilere fatura e-postası olarak verin.
- Posta kutusu: Gmail, Outlook ya da herhangi bir IMAP kutusunu bağlayın, fatura e-postalarını ve ekleri Billfetch toplasın.
Fiş nasıl okunur
Metin içeren PDF'ler doğrudan okunur. Fotoğraflar ve taranmış PDF'ler önce optik karakter tanımadan (OCR) geçer. Ardından bir dil modeli metni yapılandırılmış alanlara çevirir:
- Tedarikçi adı, ülkesi ve KDV numarası.
- Fatura ya da fiş numarası, düzenleme tarihi ve vade tarihi.
- Para birimi, net tutar, KDV, brüt toplam ve KDV oranı.
- Her biri için kategori önerisiyle kalemler — karışık bir fatura kalemlere bölünebilir.
- Belgenin fatura mı, fiş mi, alacak dekontu mu, ekstre mi olduğu.
Onaydan önce denetimler
Okunan değerler yalnız öneridir, son karar değildir. Belge size ulaşmadan önce Billfetch okunanlar üzerinde basit aritmetik ve tutarlılık denetimleri yapar:
- Net artı KDV, toplamı iki peni farkla tutmalı.
- Tarih makul olmalı: 2000'den önce ya da 30 günden daha ileride olamaz.
- Para birimi gerçek bir para birimi kodu olmalı.
- Hesabınızda aynı tedarikçi ve fatura numarası zaten varsa olası mükerrer olarak işaretlenir.
- Aynı ödemeye ait bir fatura ve bir fiş — aynı tedarikçi, tutar ve tarih — gider iki kez sayılmasın diye bekletilir.
- Güveni düşük okumalar geçirilmez, incelemeye işaretlenir.
Bir denetimden geçemeyen belge asla kendiliğinden onaylanmaz. Aynı dosyayı iki kez göndermek zararsızdır: Billfetch onu tanır ve zaten kasanızda olduğunu söyler.
Saniyeler içinde inceleme
Yeni belgeler Bu ay ekranında Onay bekleyenler altında görünür. Hızlı inceleme, orijinali önerilen tedarikçi, tutar ve kategorinin yanında gösterir; tek tuşla onaylayın ya da yanlışı düzeltin. Aynı tedarikçiyi birden çok kez onayladığınızda Billfetch bir kural önerir, bir sonrakini sizin yerinize sınıflar. Mükerrerlerin nasıl ele alındığı aynı ödeme, iki belge makalesinde.
Açıkladığı ödemeyle eşleşir
Onaylanan fiş tutar, tarih ve tedarikçi adına göre banka ya da kart ödemesiyle eşleştirilir. Hâlâ belgesi olmayan ödemeler eksikler listesine düşer; hangi fişleri aramanız gerektiğini tam olarak bilirsiniz. Ayrıntılar ödeme eşleştirme sayfasında.
UK kayıtları için yapıldı
Billfetch UK işletmeleri için yapıldı. KDV oranıyla birlikte ayrı bir rakam olarak okunur; KDV mükellefi işletmeler onu belge belge görür. Başka para birimindeki fişler HMRC'nin aylık kurlarıyla çevrilir, orijinal tutar saklanır. Her işletmenin kendi kategorileri ve kuralları vardır; içe aktarma dosyaları için muhasebecinizin hesap kodları da tanımlanabilir.
Gerektiği kadar, orijinal haliyle saklanır
Her belge geldiği gibi, içerik parmak iziyle saklanır. Muhasebeci paketi her dosyayı bir manifestte kaydının yanında listeler; defterinizi kontrol eden herkes bir rakamı fişine kadar izleyebilir. UK işletmelerinin kayıtları ne kadar saklaması gerektiği için kayıt saklama rehberimizi okuyun.
Başka bir fiş uygulamasından geçiş
Dext ya da AutoEntry'den mi geliyorsunuz? Dışa aktarma dosyanızı ve görsel ZIP'inizi içe aktarın; geçmişiniz eski değerler incelemeye hazır öneriler olarak gelir.