Birçok tedarikçi tek alışveriş için iki belge gönderir: önce fatura, ödeme tamamlandığında ise makbuz. Her ikisinde aynı tarihte aynı tutar görünür; ancak genellikle fatura numarası ve makbuz numarası gibi farklı numaraları vardır.
İkisini de onaylarsanız aynı gider iki kez hesaba katılır. Bu nedenle Billfetch onaydan önce kontrol yapar.
Belge ne zaman işaretlenir?
Hesabınızdaki başka bir belge şu koşulları sağlıyorsa yeni belge kontrol etmeniz için bekletilir:
- Adı eşleşen bir tedarikçiden geliyorsa (“Inc.” veya noktalama işaretleri gibi küçük farklılıklar dikkate alınmaz) ve
- Para birimi, toplam tutarı ve tarihi aynıysa.
Billfetch belgelerden hiçbirini kendiliğinden silmez; çünkü aynı gün aynı tutarda iki ayrı alışveriş yapılmış olması mümkündür. Karar sizindir.
Nerede görürsünüz?
- Bu ay ekranındaki Onay bekliyor kartı, kaç belgenin aynı ödemeye ait ikinci bir belge olabileceğini gösterir.
- Görev listesinde belgede Kontrol etiketi bulunur. İşaretli belgeler toplu onay dışında tutulur; böylece her birini kendiniz incelersiniz.
- İnceleme bölümündeki kart, neden beklediğini açıklar ve diğer belgenin adını belirtir. Örneğin: “Bu tedarikçiden gelen başka bir belgenin tarihi ve tutarı aynı (Invoice-1234.pdf). Bunlar tek bir ödemenin faturası ve makbuzu olabilir — ikisini de onaylamak gideri iki kez hesaba katar.”
Ne seçmelisiniz?
İşaretli belgeyi İnceleme bölümünde açın ve mesajda adı geçen belgeyle karşılaştırın. Diğer belgeyi Kayıtlar › Belgeler bölümünden açabilirsiniz.
Aynı alışverişe aitler. Belgelerden birini gider olarak tutun — genellikle KDV (VAT) ayrıntılarını içerdiği için faturayı. Fazladan belge için Şirkete ait değil seçeneğini seçin. Belge arşivinizde kalır ancak raporlarınızın dışında tutulur; böylece gider yalnızca bir kez hesaba katılır. Bu ay ekranında şirkete ait değil olarak işaretlenen belge şeklinde listelenir; fikrinizi değiştirirseniz buradan yeniden incelemeye gönderebilirsiniz.
İki ayrı alışverişe aitler. Ayrıntıları kontrol edin ve her zamanki gibi Onayla seçeneğini seçin. Her iki gider de hesaba katılır.
Emin değil misiniz? Atla → seçeneğini seçin ve banka ekstrenizi kontrol ettikten sonra geri dönün. Bankada bu tutarda yalnızca bir ödeme varsa neredeyse kesin olarak tek alışveriştir.
İpucu: Bir belgeyi yanlışlıkla onayladıysanız hemen Geri al seçeneğini seçerek belgeyi yeniden onaya gönderin.
İkisini de daha önce onayladıysanız
Kontrol, belgeler geldiğinde uygulanır. Billfetch daha önce onayladığınız belgeleri geriye dönük değiştirmez. Hem faturanın hem makbuzun onaylandığını fark ederseniz giderin hesaplarınızda iki kez sayılmaması için muhasebecinize haber verin.