Birleşik Krallık'ta işletme kayıtları ne kadar saklanmalı?

Birleşik Krallık’ta bir limited şirketin muhasebe kayıtlarını normal şartlarda altı yıl saklaması gerekir. Bu süre, kayıtların ilgili olduğu son şirket mali yılının bitiminden başlar; bazı durumlarda belgeleri daha uzun süre saklamak gerekir. Şirketler için saklama kuralı GOV.UK rehberinde açıklanıyor.

Birleşik Krallık’ta bir limited şirket için işletme kayıtlarının saklama süresine kısa yanıt budur; e-posta kutunuzda ya da bir çekmecede biriken fişleri ayıklarken işe bu kuralla başlayabilirsiniz. Hangi belgelerin saklanması gerektiğini, şirketler ve kendi adına çalışanlar için sürenin nasıl hesaplandığını, kâğıt belgelerin yerine ne zaman dijital kopya kullanılabileceğini ve dosyalamayı nasıl düzene koyabileceğinizi aşağıda bulabilirsiniz.

Muhasebe kaydı sayılan belgeler

Şirketin muhasebe kayıtları, yapılan işlemlerle birlikte bu işlemleri belgeleyen evrakı da kapsar. GOV.UK’nin muhasebe kayıtları listesinde şunlar yer alır:

• Şirkete giren ve şirketten çıkan tüm para.
• Şirketin sahip olduğu varlıklar.
• Şirketin borçları ve alacakları.
• Mali yıl sonunda elde bulunan stok.
• Stok miktarını belirlemek için kullanılan sayım kayıtları.
• Alınan ve satılan mallar; perakende işletmeler dışındakiler için bunların kimden alındığı ve kime satıldığı.

Aynı rehbere göre, yıllık hesapları ve şirketin vergi beyannamesini (Company Tax Return) hazırlamak için gereken belgeler ve hesaplamalar da saklanmalı. Bunlar arasında fişler, küçük kasa kayıtları, siparişler, teslimat belgeleri, faturalar, sözleşmeler, satış kayıtları, yazar kasa ruloları, banka hesap dökümleri ve ilgili yazışmalar bulunuyor. Tam listeye muhasebe kayıtları rehberinden ulaşabilirsiniz.

Dosyalama yaparken, kayıtları sizden başka birinin inceleyeceğini düşünün. Bu kişi, muhasebe kaydından yola çıkarak işlemi açıklayan belgeyi bulabilir mi? Fişlerin ilgili ödemelerle eşleştirildiği bir klasör çok daha kullanışlıdır. Açıklama gerektiren bir işlem varsa notunu da belgelerin yanına ekleyin. Böylece muhasebeciniz aylar sonra sorduğunda ayrıntıları hatırlamak zorunda kalmazsınız.

İşletme kayıtlarının saklama süresi: altı yıllık kural ve istisnaları

Şirketler için genel kural, kayıtları ilgili oldukları son mali yılın bitiminden itibaren altı yıl saklamaktır. Yani süreyi hesaplarken fişin üzerindeki alışveriş tarihini esas almazsınız. Şirketler için saklama süresinin ayrıntıları GOV.UK’de yer alıyor.

Tarihler üzerinden bir örnek

Mali yılı 31 Mart 2026’da biten bir şirketi ele alalım. GOV.UK’deki saklama kuralı ve uzun süre kullanılan varlıklara ilişkin istisna bu örneğe şöyle uygulanır:

Kamyonet örneğinde, belgenin ilgili olduğu son mali yıl esas alınıyor. Bu nedenle aracın belgelerini, araç kullanıldığı sürece kolayca ulaşılabilecek ayrı bir varlık dosyasında tutmak yerinde olur. Satın alındığı yılın klasörüne de bu dosyanın yerini belirten bir not ekleyebilirsiniz. Böylece eski arşivi temizlerken hâlâ gereken belgeleri yanlışlıkla silmezsiniz.

Altı yılın yeterli olmadığı durumlar

GOV.UK, kayıtların daha uzun süre saklanmasını gerektiren durumları sıralıyor: birden fazla muhasebe dönemini kapsayan işlemler, altı yıldan uzun süre kullanılması beklenen alımlar, geç verilen şirket vergi beyannamesi ve HMRC’nin beyanname hakkında başlattığı bir vergi incelemesi.

Kurumlar vergisi (Corporation Tax) açısından daha ayrıntılı kural, aşağıdaki tarihlerden en geç olanına kadar kayıtları saklamaktır:

• Muhasebe döneminin bitiminden itibaren altı yılın dolduğu tarih.
• Kayıtlarla ilgili incelemenin tamamlandığı tarih.
• Beyanname hakkında inceleme başlatılabilecek sürenin sona erdiği tarih.

Bu ölçütler HMRC’nin Compliance Handbook adlı rehberinin CH14600 bölümünde açıklanıyor. Beyanname geç verilmişse veya inceleme devam ediyorsa, önceden belirlediğiniz arşiv saklama tarihini yeniden değerlendirmeniz gerekir.

Böyle klasörlere, nedenini de yazarak “silmeden önce kontrol edilecek” notu koyabilirsiniz. Belgeleri silmeden önce, beyannameyle ilgilenen muhasebecinizden geçerli saklama süresini netleştirmesini isteyin. Otomatik silme tarihini yalnızca dosyanın sisteme yüklendiği güne göre belirlemeyin.

Kendi adına çalışanlarda süre farklı hesaplanır

Birleşik Krallık’ta kendi adına çalışanlar (sole trader), işletme kayıtlarını genel olarak ilgili vergi yılına ait 31 Ocak beyanname verme tarihinden sonra en az beş yıl saklar. Süre, beyannamenin fiilen gönderildiği günden değil, son teslim tarihinden başlar. Kendi adına çalışanlar için saklama kuralı GOV.UK’de açıklanıyor.

İlk satırdaki tarih, GOV.UK’nin yayımladığı örnekle aynı yöntem kullanılarak hesaplanmıştır. Kendi adınıza çalışmayı bırakıp limited şirket kuruyorsanız, arşivleri ayrı adlarla tutun. Böylece hangi kayda hangi sürenin uygulandığı açık olur. İki faaliyetin belgelerini aynı fiş klasöründe biriktirmek, sonradan yapılacak kontrolleri zorlaştırır.

KDV (VAT) kayıtları için ayrıca bir saklama kuralı bulunur: bu kayıtlar en az altı yıl saklanmalıdır. VAT One Stop Shop sistemini kullanıyorsanız veya Mini One Stop Shop sistemini kullandıysanız süre on yıldır. Bu süreyi, yukarıdaki kendi adına çalışanlar hesabından ayrı olarak kontrol edin. KDV kayıtlarının saklanmasına ilişkin GOV.UK rehberine bakabilirsiniz.

Kâğıt belge yerine tarama veya fotoğraf saklamak

VAT Notice 700/21’de taranmış faturalar için belirtilen koşulun Türkçe karşılığı şöyledir: “Görüntünün saklanması ve KDV açısından gerekli tüm ayrıntıları içermesi”. Rehberdeki örnekte yazılım, faturayı tarayıp bilgilerini muhasebe kayıtlarına aktarıyor. Bu koşul sağlandığında, başka bir amaçla gerekli değilse faturanın kâğıt aslının saklanması gerekmiyor. Taranmış fatura örneğini VAT Notice 700/21’de okuyabilirsiniz.

Buradaki ayrım önemli: faturanın görüntüsünü saklamakla, içinden bazı bilgileri alıp kaydetmek aynı şey değil. Tutarı, tedarikçi adını ve ödeme tarihini yazmanız, belgenin tamamını koruduğunuz anlamına gelmez. Rehber bu iki durumu açıkça birbirinden ayırıyor. Dijital kayıtlar ve belge asıllarıyla ilgili açıklama VAT Notice 700/21’de yer alıyor.

Diğer vergiler açısından da kopyaların okunaklı, eksiksiz ve gerektiğinde kolayca bulunabilir olması iyi bir başlangıçtır. Bunun yanında, belgenin aslının başka bir amaçla gerekip gerekmediğini kontrol edin. Kâğıdı atmadan önce kaydettiğiniz görüntüyü açın. Tüm sayfaların ve gerekiyorsa arka yüzün çekildiğinden, kenarların kesilmediğinden ve küçük yazıların büyütünce okunabildiğinden emin olun.

Taranmış belgeyi de arşivin bir parçası olarak düşünün. Telefonunuzdaki kişisel fotoğrafların arasında kalan bir fişi aylar sonra bulmak zor olabilir. Görüntüyü ilgili işlemin belgeleriyle birlikte kaydedin ve saklayacağınız konumdan açılabildiğini kontrol edin.

HMRC incelemesinde işinizi kolaylaştıracak bir dosyalama düzeni

İyi düzenlenmiş bir arşivde belgeyi bulabilir, hangi işleme ait olduğunu görebilir ve belirsiz noktaları açıklayabilirsiniz. Aşağıdaki düzen, dosyalamayı kolaylaştırmak için bir öneridir; zorunlu bir klasör yapısı veya incelemenin sonucu hakkında bir güvence değildir.

Her mali yılın altında ay bazında klasörler oluşturun. Alış belgelerini, satış belgelerini ve banka kayıtlarını her ay aynı düzende gruplandırın. Satın alındığı yıldan sonra da gerekli olacak varlık belgelerini ayrı bir dosyada tutun. İlgili ayın klasörüne bu dosyanın nerede olduğunu belirten bir not ekleyin.

Dosya adlarında aynı düzeni kullanın. tarih_tedarikçi_fatura-numarası gibi bir adlandırma, aradığınızı bulmayı kolaylaştırır. Tedarikçinin verdiği fatura numarasını koruyun ve arşivin tamamında aynı adlandırmayı kullanın. Bir belgenin daha net bir taramasını kaydettiyseniz, hangi sürümün kullanılacağını açıkça belirtin.

E-postayla gelen fişleri tek yerde toplayın. Fatura ekli dosya olarak gelmişse eki kaydedin. Fiş bilgileri doğrudan e-postanın içindeyse içeriğin tamamını saklayın. Bu belgeleri tek bir adrese yönlendirmek, farklı gelen kutularında arama yapma ihtiyacını azaltabilir. Yönlendirme adresiniz başlıklı yardım yazısında bunun nasıl yapılacağı anlatılıyor.

Kasa fişlerini yazıları silinmeden fotoğraflayın. Fişi düz bir zemine koyun, gölge düşürmeden aydınlatın ve kaydetmeden önce fotoğrafı kontrol edin. Telegram kullanıyorsanız, Telegram üzerinden fiş gönderme rehberinden bu yöntemin ayrıntılarına bakabilirsiniz. Okunmayan veya bir kısmı eksik çıkan görüntüleri yeniden çekmek üzere ayırın. Fotoğrafın kaydedilmiş olması, belgenin kullanılabilir olduğu anlamına gelmez.

Belgeleri ödemelerle eşleştirin, eksikleri not edin. Ödeme kayıtlarıyla fişleri birlikte kontrol edin. İstenmesi gereken belgeleri, açıklanamayan ödemeleri ve muhasebecinize soracağınız konuları kısa bir listede toplayın. Eksikliği açıkça işaretlenmiş bir işlemi takip etmek, yanlışlıkla tamamlanmış kabul edilen bir işlemi sonradan çözmekten daha kolaydır.

Yazılım değişse de arşive erişebildiğinizden emin olun. Düzenli işlerinize dışa aktarma ve yedeklemeyi de ekleyin. Kaydettiğiniz belgeleri, geldikleri e-posta kutusuna ihtiyaç duymadan açmayı deneyin. Özellikle fişleri başka bir çalışan topluyorsa, arşive kimlerin erişebildiğini kontrol edin. Muhasebecinize dosya teslim ederken hem belgeler hem de açık kalan sorular kolayca bulunabilmeli. Muhasebeci paketinin içeriği başlıklı yazı, teslim edilen pakette neler bulunduğunu açıklıyor.

Billfetch; e-posta kutunuzdan, fotoğraflardan veya pazaryerlerinden topladığı her fatura ve fişin orijinal dosyasını ilgili ödemeyle birlikte saklar. Böylece belgeler toplandıkça altı yıllık arşiviniz de oluşur. Planları ve fiyatları inceleyin.

Kayıtların kaybolması veya hiç tutulmaması

GOV.UK, muhasebe kayıtlarının tutulmaması hâlinde HMRC’nin £3,000 para cezası uygulayabileceğini veya kişinin şirket yöneticiliğinden men edilebileceğini belirtiyor. Muhasebe kayıtlarıyla ilgili uyarıya buradan ulaşabilirsiniz.

Kayıtlar kaybolmuş, çalınmış ya da yok olmuşsa ve yerine yenileri temin edilemiyorsa şirketin bunları yeniden oluşturmak için elinden geleni yapması gerekir. Ayrıca kurumlar vergisiyle ilgilenen vergi dairesine hemen haber verilmeli ve bu durum şirketin vergi beyannamesinde belirtilmelidir. Kayıp kayıtlar için yapılması gerekenler GOV.UK’de açıklanıyor.

İşe kaydedilmiş e-posta eklerini, yedekleri ve yeniden indirilebilen belgeleri kontrol ederek başlayın. Ardından tedarikçilerden belge kopyalarını isteyin. Hangi kayıtların bulunduğunu ve hangilerinin hâlâ eksik olduğunu not edin. Bu listeyi muhasebecinize verin; böylece yeniden oluşturulan kayıtlar açıkça ayırt edilebilir ve kalan eksikler birlikte değerlendirilebilir.

Sık sorulan sorular

Fişleri taradıktan sonra kâğıtlarını atabilir miyim?

KDV rehberindeki taranmış fatura örneğine göre, saklanan görüntü gerekli tüm KDV ayrıntılarını içeriyorsa ve belge aslı başka bir amaçla gerekmiyorsa bu mümkündür. Kâğıdı atmadan önce görüntüyü kontrol edin; yalnızca bazı bilgileri kaydetmek, faturanın kopyasını saklamakla aynı şey değildir. Ayrıntılar VAT Notice 700/21’de yer alıyor.

Altı yıllık süre fişin düzenlendiği tarihten mi başlar?

Hayır. Limited şirketler için genel süre, kaydın ilgili olduğu son şirket mali yılının bitiminden başlar; belirli durumlarda kayıtları daha uzun saklamak gerekir. Şirketler için saklama kuralına bakabilirsiniz.

HMRC beyannameyi incelerken kayıtları silebilir miyim?

Normal saklama süresinin dolması, devam eden bir incelemeyle ilgili kayıtları silebileceğiniz anlamına gelmez. Kurumlar vergisi açısından muhasebe döneminin bitiminden itibaren altı yılın dolduğu tarih, incelemenin tamamlandığı tarih ve inceleme başlatma süresinin sona erdiği tarih karşılaştırılır; bunlardan en geç olanı esas alınır. Kural, HMRC’nin CH14600 rehberinde açıklanıyor.

Kendi adına çalışanlarla limited şirketler için süre aynı mı?

Hayır. Kendi adına çalışanlarda genel süre, ilgili 31 Ocak beyanname verme tarihinden sonra beş yıldır; şirketlerde ise ilgili son mali yılın bitiminden itibaren altı yıldır. Geçerli kurallar ve istisnalar için kendi adına çalışanlara yönelik rehberi ve şirketlere yönelik rehberi inceleyebilirsiniz.

Genel bilgidir, tavsiye değildir. Yazının hazırlandığı tarihte Birleşik Krallık’ta geçerli kuralları genel hatlarıyla açıklar; kişisel durumunuza ilişkin bir değerlendirme içermez. Kendi koşullarınız için bağlantılardaki GOV.UK rehberlerini kontrol edin veya bir muhasebeciye danışın.