Muhasebeciniz yıl sonunda hangi belgelere ihtiyaç duyar?

Muhasebecinizden gelen ek belge taleplerinin arkasında çoğu zaman kayıtlardaki bir boşluk vardır: faturası bulunamayan bir ödeme, açıklaması olmayan bir havale ya da şirket hesabından yapılmış kişisel bir harcama. Bir klasör daha fiş göndermek, bu soruları her zaman çözmez.

Yıl sonunda muhasebecinizin ihtiyacı, eksikleri de açıklanmış, birbiriyle tutarlı kayıtlardır. Banka hareketlerinin hangi belgelere dayandığını, şirketin yıl sonunda neleri olduğunu, kimden alacağı ve kime borcu bulunduğunu görebilmesi gerekir.

Aşağıdaki liste, Birleşik Krallık’taki limited şirketler için bu hazırlığı kolaylaştırır. Hangi belgeleri toplamanız gerektiğini, sonradan sorulacak soruları azaltan açıklamaları ve muhasebecinizin farklı e-postalar arasında aramadan inceleyebileceği bir dosya düzenini bulacaksınız.

Muhasebecinizin takvimini belirleyen son tarihler

Yıllık hesapların sunulması, verginin ödenmesi ve beyannamenin verilmesi için farklı son tarihler geçerlidir. Birleşik Krallık hükümetinin yıllık hesaplar ve vergi beyannameleri rehberinde belirtilen standart süreler şöyledir:

Örnek olarak, mali yılı ve kurumlar vergisi hesap dönemi 30 Haziran 2026’da sona eren varsayımsal bir şirketi ele alalım. Standart süreler uygulandığında aşağıdaki takvim ortaya çıkar. Bu örnek, şirketin ilk yıllık hesapları için değildir.

Belgeleri ne zaman teslim edeceğinizi muhasebecinizle önceden belirleyin. Kayıtları incelemek ve soruları yanıtlamak için zaman kalmalı. Açıklaması eksik bir dosyayı son başvuru gününde göndermek, bu zamanı ortadan kaldırır.

Genel çerçeveyi de hatırlatalım: £250,000 üzerindeki kârlar için ana kurumlar vergisi oranı %25, £50,000 ve altındaki kârlar için küçük kârlara uygulanan oran %19’dur. Aradaki tutarlarda marjinal indirim (Marginal Relief) uygulanabilir. Bunlar genel oranlar ve eşiklerdir; şirketinizin ödeyeceği verginin hesabı değildir. Banka bakiyesinden hareketle tahminde bulunmak yerine vergi hesabını muhasebecinize bırakın.

Muhasebeciye yıl sonunda hangi belgeler verilir: liste

Tutulması gereken muhasebe kayıtları; şirkete giren ve şirketten çıkan parayı, varlıkları, şirketin borç ve alacaklarını, yıl sonu stoklarını ve stok tutarının dayandığı sayımları kapsar. Bu kapsam, şirket ve muhasebe kayıtları rehberinde açıklanır.

Aşağıdaki listeyi limited şirketinizin yıl sonu hazırlığında kullanabilirsiniz. Sizin için geçerli olmayan başlıkları da işaretleyin. Böylece muhasebeciniz, o başlıkta işlem olmadığını mı yoksa belgelerin unutulduğunu mu anlamaya çalışmaz.

Tüm banka, kart ve ödeme kuruluşu hesaplarının ekstreleri

Şirkete ait bütün banka hesaplarının, şirket kartlarının ve ödeme kuruluşu hesaplarının yılın tamamını kapsayan ekstrelerini toplayın. Yıl içinde kullanmayı bıraktığınız hesapları da ekleyin. Az kullanılan hesaplar kolayca gözden kaçabilir.

Okunaklı ekstreleri, varsa sistemden indirdiğiniz işlem dökümleriyle birlikte iletin. Her dosyanın hangi hesaba ait olduğunu açıkça belirtin ve dönemin tamamını kapsadığını kontrol edin. Muhasebe kayıtlarındaki bakiye ile ekstre bakiyesi farklıysa tutarlardan birini değiştirerek eşitlemeye çalışmayın; farkı incelenmek üzere not edin.

Satış kayıtları, faturalar ve pazaryerlerinin brüt satış dökümleri

Satış faturalarını, iade veya indirim belgelerini (credit note) ve satış kayıtlarını ekleyin. Pazaryeri satışları için brüt satışları, iadeleri, kesintileri ve hesabınıza aktarılan tutarları gösteren dökümleri paylaşın. Yalnızca hesabınıza yatan tutar, muhasebecinizin satış kayıtlarıyla bağlantı kurmasına yetmez.

Hangi ödeme veya mutabakat raporunun hangi para transferini açıkladığını ve ilgili belgelerin nerede olduğunu belirtin. Müşteri başka bir adla ödeme yaptıysa ya da birden fazla faturayı tek ödemeyle kapattıysa kısa bir not ekleyin. Henüz açıklığa kavuşmamış müşteri bakiyelerini de kayıtlarda görünür tutun.

Ödemelerle eşleştirilmiş alış faturaları ve fişler

Alış faturalarını ve fişleri ilgili muhasebe kayıtlarıyla ve ödemelerle eşleştirin. Her belgeye işlem listesinde de kullanılan, sonradan değişmeyecek bir referans verin. Böylece muhasebeciniz, dosya adından tahmin yürütmeden banka hareketinden ilgili belgeye ulaşabilir.

Bir fatura parça parça ödendiyse veya tek ödeme birden fazla faturayı kapsıyorsa tutarların nasıl dağıldığını açıklayın. İade ve indirim belgelerini ilgili alış kayıtlarıyla birlikte tutun. Fişi bulamıyorsanız bunu eksik belge listesine açıkça yazın; satıcıyı, harcamanın amacını ve elinizde kalan diğer kanıtları belirtin. Boşluğu doldurmak için ilgisiz bir belge eklemeyin.

Yöneticinin şirketle arasındaki para hareketleri ve şahsen ödediği giderler

Şirketten alınan para; maaş, kâr payı, masraf iadesi veya daha önce şirkete yatırılmış ya da borç verilmiş paranın geri ödemesi değilse yöneticiye verilen borç (director’s loan) olarak değerlendirilir. Bu borçlanmalar ve şirkete yatırılan tutarlar, yönetici borç/alacak hesabında (director’s loan account) izlenir.

Şirkete yatırılan ve şirketten çekilen paraları, şirket için şahsen ödenen harcamaları ve şirketin yaptığı geri ödemeleri bir listede toplayın. İlgili belgeleri ekleyip her hareketin amacını açıklayın. Şirket parasıyla yapılan kişisel alışverişleri ayrıca belirtin; muhasebeciniz bunları mağaza adlarından çıkarmaya çalışmasın.

Varlıklar, stoklar ve şirketin borç ve alacakları

Alınan veya satılan varlıklara ait belgeleri toplayın. Her kalemin ne olduğunu kısaca yazın. Böylece muhasebeciniz, tanımadığı bir tedarikçinin ne sattığını sormadan ekipman alımını günlük sarf malzemesi alımından ayırabilir.

Yıl sonu stok tutarını, bu tutarın dayandığı sayım kayıtlarıyla birlikte paylaşın. Tahsil edilmemiş müşteri faturalarını, ödenmemiş tedarikçi faturalarını ve devam eden borçlara ilişkin kredi ekstrelerini veya sözleşmelerini ekleyin. İhtilafları, eksik faturaları ve açıklayamadığınız bakiyeleri belirtin. Belirsizlikleri toplam tutarın içinde bırakmak yerine ayrı ayrı göstermek, incelemeyi kolaylaştırır.

Bordrolar, kâr payları ve yöneticinin şirketten aldığı diğer tutarlar

Hükümetin limited şirketten para çekmeye ilişkin rehberi; maaş, masraf ödemeleri ve yan hakları, kâr paylarını ve yöneticiye verilen borçları ayrı kategorilerde ele alır. Belgeleri hazırlarken bu ayrımı koruyun.

Bordro raporlarını, masraf kayıtlarını, yan hakların ayrıntılarını ve elinizdeki kâr payı belgelerini paylaşın. Ödemeleri ilgili kayıtlarla eşleştirin. Yöneticiye yapılan bir havalenin amacı belli değilse yalnızca banka açıklamasına bakarak nasıl kaydedileceğine karar vermeyin; incelenmesi için not düşün.

VAT kaydı varsa yıl içinde verilen beyannameler

Yıl içinde verilen Birleşik Krallık KDV (VAT) beyannamelerinin kopyalarını ve bunları destekleyen raporları ekleyin. Birleşik Krallık vergi idaresine (HMRC) yapılan ödemeleri ve idareden alınan iadeleri kayıtlarda işaretleyin. Daha önce sorulmuş veya düzeltilmeyi bekleyen bir konu varsa not ekleyin; muhasebeciniz mevcut durumu görebilsin.

Gönderilmiş beyannameleri açıkça adlandırın. Çalışma tablonuz ile verilen beyanname arasında fark varsa hangisinin ne olduğunu belirtin. Benzer adlar taşıyan iki dosyanın hangisinin esas alınacağını tahmine bırakmayın.

En çok ek soruya yol açan konular

Açıklamasız havaleler, eksik fişler, kişisel harcamalar ve nakit hareketleri, yalnızca belge göndererek çözülemeyen sorular doğurabilir. İşlemin ayrıntıları hâlâ aklınızdayken yanına kısa bir açıklama yazın.

• Havaleler: Paranın geldiği veya gittiği hesabı belirtin; varsa karşı hesaptaki işlem kaydıyla eşleştirin.
• Eksik fişler: Ne alındığını, işle ilgili amacını ve elinizde hangi kanıtların kaldığını açıklayın.
• Kişisel harcamalar: Bunları açıkça işaretleyin ve muhasebecinizden nasıl kaydedileceklerini incelemesini isteyin.
• Nakit: Nakit kayıtlarını ve ilgili belgeleri paylaşın; para çekme ve yatırma işlemlerini açıklayın.

Varsayımsal bir örnek düşünelim. Bir şirketin yıl içinde 300 banka hareketi var ve bunların 40’ına belge eklenmemiş. Hiçbiri açıklanmamışsa muhasebecinin ilk e-postasında yanıt bekleyen 40 soru var demektir. Ortak bir eksik belge listesi üzerinden çalışıldığında hepsine tek seferde yanıt verilebilir:

Hesap açık: 28 + 9 + 3 = 40. Listede her eksik için ne yapıldığı görülebiliyor. Ancak açıklama eklenmiş olması, işlemin vergisel açıdan nasıl ele alınacağını kesinleştirmez. Muhasebeci yine kayıtları ve dayanaklarını inceler. Durum sütununda, açıklaması tamamlanan işlemlerle incelemesi tamamlanan işlemleri ayırt edin.

Belgeleri kırk ayrı e-posta yerine tek pakette gönderin

Dosyaları özet, işlem kayıtları, eksik belge listesi ve belgeler şeklinde düzenleyin. Göndermeden önce paketi kendiniz açın ve özetteki bir kayıttan başlayarak ilgili belgeye ulaşmayı deneyin. Böylece çalışmayan bağlantıları ve pakete eklenmemiş dosyaları fark edebilirsiniz.

Muhasebeci paketinin içeriğini anlatan rehber bu düzeni açıklar. Dosyalara anlaşılır adlar verin; işlem kayıtlarındaki referanslarla belgelerdeki referanslar aynı olsun. Gönderdikten sonra bütün dosyaları yeniden adlandırmaktan kaçının. Muhasebeciniz sorularında bu adları kullanıyor olabilir.

Fişleri ve faturaları göndermeden önce muhasebecinizle teslim yöntemini kararlaştırın. Muhasebecinizi salt okunur erişimle davet ederek kayıtları doğrudan incelemesini sağlayabilirsiniz. FreeAgent veya QuickBooks kullanıyorsa kayıtları bu sistemlere aktarma rehberini izleyin ve hangi kayıtları oradan inceleyeceğini netleştirin.

Fiş ve fatura toplamak için kullandığınız aracı değiştiriyorsanız belgelerinizi Dext veya AutoEntry’den taşıma adımlarını izleyin. Teslim paketini hazırlamadan önce taşınan belgeleri işlem kayıtlarıyla karşılaştırın. Özellikle işlem açıklamalarında eski referanslar kaldıysa eşleşmeleri kontrol edin.

Billfetch bu paketi sizin için her ay veya yıl sonunda hazırlar: özet, tüm kayıtlar, eksik belge listesi ve orijinal belgeler tek bir ZIP dosyasında toplanır. Dilerseniz muhasebecinize salt okunur erişim de verebilirsiniz. Muhasebeciler için nasıl çalışır?.

Sonradan gelen sorularda mevcut eksik belge listesini güncelleyin ve değişen belgeleri belirtin. Böylece yıl sonu hazırlığıyla ilgili yazışmalar, aynı ekin farklı sürümlerini taşıyan e-postalara dağılmadan ilgili kayıtlar üzerinden ilerler.

Yöneticiler için yeni düzenlemeler: kimlik doğrulama ve yazılımla dosyalama

Companies House kimlik doğrulaması, 18 Kasım 2025 itibarıyla şirket yöneticileri ve şirket üzerinde önemli kontrol sahibi kişiler (PSC) için yasal zorunluluk hâline geldi. Bu tarih 12 aylık bir geçiş döneminin başlangıcıydı; tarihin kendisi bir son tarih değildi. Şirketteki rolünüze göre geçerli tarihleri öğrenmek için kimlik doğrulama rehberine bakın.

Companies House’un yıllık hesapların sunulmasına ilişkin rehberine göre, 1 Nisan 2028’den itibaren şirketlerin hesaplarını ticari yazılım kullanarak sunması gerekecek. Dosyalamayı kimin yapacağını ve hangi yazılımın kullanılacağını muhasebecinizle kararlaştırın. Bu hazırlıkları da belge teslimi için kullandığınız kontrol listesine ekleyin.

Genel bilgidir, tavsiye değildir. Bu yazı, hazırlandığı tarihte Birleşik Krallık’ta geçerli olan kurallar hakkında genel bilgi verir; sizin koşullarınıza özel bir tavsiye değildir. Bağlantı verilen GOV.UK rehberlerini inceleyin veya kendi durumunuz için bir muhasebeciye danışın.