Siz veya muhasebeciniz FreeAgent ya da QuickBooks Online kullanıyorsa içe aktarma dosyalarına ihtiyacınız yok. Billfetch giderlerinizi, her birine faturası veya makbuzu eklenmiş alış faturaları olarak doğrudan yazılıma gönderir.
Yazılımınızı bağlayın (bir kez)
Bu işlemi her işletme için yaparsınız.
- Ayarlar bölümünü açın, İşletmeler seçeneğine gidin ve işletmeyi seçin.
- Muhasebe yazılımı sekmesini açın.
- Muhasebe yazılımına gönderim altında FreeAgent veya QuickBooks Online yanındaki Bağla seçeneğini seçin.
- Yazılıma giriş yapın ve erişimi onaylayın.
Billfetch’e döndüğünüzde yazılım, şirketinizin adıyla birlikte Bağlı olarak görünür.
Kategorilerinizi eşleyin
Her alış faturası için yazılımınızdaki bir hesap kodu gerekir. Aynı sekmede Muhasebe yazılımı eşlemesi bölümünü açın:
- Muhasebe yazılımı altında FreeAgent veya QuickBooks Online’ı seçin.
- Her Billfetch kategorisi için hesap kodunu girin. Muhasebeciniz hangi kodları kullanmanız gerektiğini söyleyebilir.
- Eşlemeyi kaydet seçeneğini seçin.
Billfetch belirli bir hesap planını zorunlu tutmaz. Kendi kodlarınızı kullanırsınız.
Bir dönemi gönderin
- Sayfanın üstünden dönemi seçin; örneğin geçen ay.
- Kapanış bölümünü açın. Muhasebe yazılımına gönderim altında FreeAgent’a gönder veya QuickBooks Online’a gönder seçeneğini seçin.
- Billfetch, dönemin giderlerini arka planda gönderir ve işlem bitince sonucu gösterir.
Her gider, ilgili tedarikçi için bir alış faturasına dönüşür. Tedarikçi yazılımınızda henüz yoksa oluşturulur. Belge faturaya eklenir.
Sonucu okuyun
Sonuç satırı kaç giderin gönderildiğini, zaten gönderilmiş olduğunu, gönderilmediğini ve başarısız olduğunu gösterir. Gönderilmeyen her kalem nedeniyle birlikte listelenir:
- Kategorinin hesap kodu yok — Muhasebe yazılımı eşlemesi bölümünden kodu ekleyin ve yeniden gönderin.
- Kaydın kategorisi yok — Billfetch’te kategorisini belirleyip yeniden gönderin.
- Alacak notları ve iadeler alış faturası olarak gönderilmez. Bunları yazılıma kendiniz girin.
- Yazılım reddetti — yazılımın kendi mesajı giderin yanında gösterilir.
Bazen alış faturası gönderilir ancak belgesi eklenemez; örneğin dosya, yazılımın kabul ettiği boyuttan büyük olabilir. Böyle bir durumda Billfetch sizi bilgilendirir.
Tekrar göndermek güvenlidir
Billfetch gönderdiklerini hatırlar. Aynı dönemi yeniden gönderirseniz (örneğin eksik hesap kodunu düzelttikten sonra) yazılımınızda zaten bulunan giderler zaten gönderilmiş olarak sayılır ve yinelenmez. Yazılımınızda zaten bulunan alış faturaları hiçbir zaman değiştirilmez.
Bağlantıyı kesme
Muhasebe yazılımı sekmesinde Bağlantıyı kes seçeneğini seçin. Daha önce gönderdiğiniz alış faturaları yazılımda kalır. Aynı şirketi daha sonra yeniden bağlarsanız ikinci kez gönderilmezler.
Oturumun süresi dolarsa veya erişim iptal edilirse sekmede Yeniden bağlan görünür. Bu seçeneği seçip erişimi yeniden onaylayın.
İpucu: Billfetch yalnızca giderleri gönderir. Yazılımınızdan hiçbir şey içe aktarmaz ve alış faturalarına karşılık ödeme kaydetmez.