Tek kişilik limited şirketler için ay sonu kontrol listesi

Ocak ayında bir haftayı eski e-postalarda belge arayarak geçirmek yerine, işlemler henüz aklınızdayken her ay muhasebeye bir saat ayırmayı hedefleyin. Düzenli ve kısa bir kontrolle eksik belgeleri ve yanıt bekleyen soruları yıl sonuna birikmeden ele alabilirsiniz.

Bu ay sonu kapanış kontrol listesi, Birleşik Krallık’ta tek bir direktörün yönettiği limited şirketler için hazırlandı. Danışmanlık yapıyor, kendi şirketiniz üzerinden serbest çalışıyor ya da küçük bir çevrim içi mağaza işletiyor olabilirsiniz. Adımları sırayla tamamlayın ve listeyi o ayın kayıtlarıyla birlikte saklayın. Bir saati planlama hedefi olarak düşünün; tedarikçiden belge beklemek daha uzun sürebilir.

Amaç, her işlemi belgesiyle eşleştirmek, açıklamak veya takip edilecekler listesine almak. Ne olduğunu kayda geçirmek ve muhasebecinize ilgili belgeleri iletmek için, bilmediğiniz bir vergi konusunu önce kendi başınıza çözmeniz gerekmiyor.

Başlamadan önce elinizin altında bulunması gerekenler

Muhasebe kayıtlarınızla birlikte banka ve kart hareketlerinizi ya da ekstrelerinizi açın. Kullanıyorsanız Wise veya Revolut kayıtlarını, Stripe veya PayPal raporlarını, pazaryeri hesap özetlerini ve fişlerin geldiği e-posta kutusunu da hazır bulundurun. Tüm kayıtlarda aynı ayı incelediğinizden emin olun. Önceki aydan kalan açık konuları da önünüze alın.

Şirketin mali işleri, sahiplerinin ve direktörlerinin kişisel mali işlerinden ayrı tutulmalıdır. Bunun en kolay yolu şirket adına bir banka hesabı kullanmaktır. Bu ayrım, şirket ve muhasebe kayıtlarına ilişkin resmî rehberde açıklanıyor.

Ekstreleri, faturaları, fişleri ve notlarınızı bir arada tutacağınız bir klasör hazırlayın. Dosyalara anlaşılır adlar verin; bir ödemenin belgesini bulmak için bütün ekleri tek tek açmanız gerekmesin. Kendi cebinizden ödediğiniz şirket giderlerini de kontrol boyunca ayırt edebileceğiniz şekilde işaretleyin.

Ay sonu kapanış kontrol listesi

1. Tüm hesapları güncelleyin

Şirketin banka hesabından başlayın. Ardından kartları, Wise veya Revolut hesaplarını, ödeme hizmetlerini ve pazaryerlerini kontrol edin. Her hesabın hareketlerinin ayın sonuna kadar geldiğinden emin olun. İşlem listesi boş görünüyorsa kontrolü tamamlanmış saymadan önce ekstreye de bakın.

İlk kurulumda hesaplarınızı bağlayın; böylece aylık kontrole güncel hareketlerle başlayabilirsiniz. Daha eski dönemleri içeri aktarmanız gerekiyorsa Wise bağlantısı ve CSV ile geçmiş işlem ekleme rehberini izleyin. Dosya yüklemeden önce mevcut kayıtların hangi tarihe kadar uzandığını kontrol edin.

Kayıtlarınızdaki ay sonu bakiyesini, aynı tarihli ekstre bakiyesiyle karşılaştırın. Fark varsa eksik veya mükerrer kayıtları ve hesaplar arası transferleri inceleyin. Bakiyeleri zorla eşitlemek yerine farkı ve ilgili hesabı not alın. Her hesap kontrol edildiğinde veya açık kalan sorun kayda geçirildiğinde bu adımı tamamlanmış sayabilirsiniz.

2. Her ödemeyi faturası veya fişiyle eşleştirin

İşlemleri sırayla gözden geçirip ilgili belgeleri ekleyin. Tedarikçi ya da müşteri adını, tutarı, tarihi ve açıklamayı karşılaştırın. Bir ödeme birden fazla belgeyi kapsıyorsa hangi belgeye ne kadar ayrıldığını belirtin; muhasebeciniz toplamın nasıl oluştuğunu görebilsin.

Sistem bir eşleştirme önerdiğinde yalnızca tutarlar aynı diye kabul etmeyin. Belgeyi açıp neye ait olduğunu kontrol edin. Tanıdık bir tedarikçiden farklı bir alışveriş yapmış olabilirsiniz. Banka hareketindeki açıklama da faturadaki isimden farklı olabilir.

Aynı alışveriş için hem fatura hem ödeme makbuzu geldiyse ikisini de aynı işleme bağlayın. Tek ödeme için iki belge geldiğinde yapılacaklar rehberi bu süreci açıklıyor. Bu adımın sonunda, belgesi hâlâ eksik olan işlemleri ayrı bir listede toplayın.

3. Eksik belgeleri bulun veya yeniden isteyin

E-posta kutunuzda tedarikçi adı, tutar ve banka hareketindeki açıklamayla arama yapın. Arşivlenmiş e-postalara ve eklere de bakın. Ardından tedarikçinin faturalandırma sayfasını kontrol edin. Belgeyi bulduğunuzda indirin ve ilgili ödeme kaydı açıkken işleme ekleyin.

Belgeye ulaşamıyorsanız tedarikçiden bir kopyasını isteyin. Gelecek ay aynı aramayı baştan yapmamak için bu talebi işlem kaydına not düşün. Faturası bulunmayan bir ödeme için izlenecek adımlar yazısı işe nereden başlayacağınızı gösterir.

Gerçekten fiş yoksa durumu açıkça yazın: Ne alındı, kime, ne zaman ve ne kadar ödendi, harcamanın işle ilgisi neydi? Varsa destekleyici yazışmaları saklayın ve işlemi muhasebecinizin incelemesi için işaretleyin. Bu notla belge eksikliğini açıklayın; vergi açısından nasıl değerlendirileceği konusunu incelemeye bırakın.

4. Kişisel harcamaları ve direktör cari hesabını gözden geçirin

Sizinle şirket arasındaki para hareketlerini kontrol edin. Kendi kartınızla yaptığınız şirket alışverişlerini, şirketin size yaptığı geri ödemeleri ve şirket parasıyla karşılanan kişisel harcamaları işaretleyin. Paranın yönü açık olsun: Şirketin size borçlu olmasıyla sizin şirkete borçlu olmanız ayrı ayrı değerlendirilmelidir.

Şirketten alınan para; maaş, temettü, gider geri ödemesi veya daha önce şirkete yatırılmış paranın iadesi değilse direktöre verilen borç, yani director’s loan olarak değerlendirilir. Şirketten borç aldığınız veya şirkete para yatırdığınız tutarları, direktör borçlarına ilişkin rehbere uygun olarak director’s loan account hesabında izleyin. Bu yazıda bu hesap için “direktör cari hesabı” ifadesini kullanıyoruz.

Kendi cebinizden ödediğiniz bir şirket alışverişinde fişi ekleyin ve ödemenin hangi hesaptan yapıldığını belirtin. Gideri daha önce kaydedip kaydetmediğinizi ve şirketin size geri ödeme yapıp yapmadığını kontrol edin. Aşağıdaki örnekte yazılım alışverişi, şirketin direktöre olan borcunu £86.40 artırıyor. Bu tutarı hesabın toplam bakiyesi sanmamak için diğer kişisel ödemeleri de ayrı ayrı gösterin.

5. Satışları yalnızca bankaya yatan net tutardan takip etmeyin

Bankaya gelen ödemeyle birlikte ödeme hizmetinin veya pazaryerinin hesap özetini açın. Bu ödemenin hangi müşteri satışlarından oluştuğunu bulun. Rapordaki komisyonları, iadeleri ve diğer kesintileri inceleyin. Dökümü ilgili ödemeyle birlikte saklayın.

Müşterilere yapılan brüt satışların toplamını, bankaya geçen net tutarla karşılaştırın. Muhasebecinizin hesabı takip edebilmesi için ödemeyi oluşturan kalemleri çalışma notlarınızda ayrı ayrı gösterin. Ayın satışlarını yalnızca bankaya yatan tutarla açıklamaya çalışmayın.

İadeleri ilk satış kaydıyla eşleştirin ve açıklamayı aynı yerde tutun. Ay sonunda ödeme hizmetinde henüz hesabınıza aktarılmamış para varsa bu bakiyeyi de not alın. Açıklayamadığınız bir farkı, ilgili hesap özetiyle birlikte sorular listenize ekleyin.

6. VAT kaydınız varsa ilgili işlemleri kontrol edin

Birleşik Krallık’taki katma değer vergisi olan VAT ile ilgili bilgileri, topladığınız belgelerle birlikte gözden geçirin. Eksik faturaları, açıklığa kavuşmamış kayıtları ve iadeleri muhasebeciniz için işaretleyin. Bir işlemin nasıl ele alınacağından emin değilseniz sırf listeyi bitirmek için kategori seçmeyin; işlemi ve sorunuzu not edin.

VAT beyannameleri genellikle üç ayda bir verilir. VAT beyannamesi rehberine göre çevrim içi beyan için son tarih, genellikle dönemin bitiminden bir takvim ayı ve 7 gün sonrasıdır. Takviminizi güncellerken kendi beyan döneminizi ve son tarihinizi kontrol edin.

Yanıt bekleyen VAT sorularını ilgili belgelerle bir arada tutun. Böylece muhasebeciniz, beyannameyi hazırlamadan önce hangi konulara bakması gerektiğini kolayca görebilir.

7. Yaklaşan tarihleri takvime işleyin

VAT beyannamesi, kurumlar vergisi (Corporation Tax), yıllık finansal tablolar, şirket vergi beyannamesi (Company Tax Return) ve şirket bilgilerini teyit bildirimi (confirmation statement) için hatırlatmalarınızı gözden geçirin. Her birinin yanına sizden beklenen belgeleri ve sıradaki işi kimin yapacağını yazın.

Yıllık finansal tablolar, mali yılın bitiminden itibaren 9 ay içinde Companies House’a sunulmalıdır. İlk finansal tablolar için süre, şirketin tescilinden itibaren 21 aydır. Kurumlar vergisi ödemesi, ilgili hesap döneminin bitiminden 9 ay ve 1 gün sonra; şirket vergi beyannamesi ise aynı dönemin bitiminden 12 ay sonra tamamlanmalıdır. Bunlar finansal tablolar ve vergi işlemleri için standart sürelerdir.

Şirket bilgilerini teyit bildirimi en az 12 ayda bir verilmelidir. İnceleme döneminin bitiminden sonra bildirimi sunmak için 14 gününüz vardır. Bu bildirimin kendi inceleme dönemini resmî rehberden kontrol edin.

Özel limited şirketlerin yıllık finansal tablolarını Companies House’a geç sunması hâlinde cezalar şöyledir: 1 aya kadar gecikmede £150, 1 ayı aşan ve 3 aya kadar olan gecikmede £375, 3 ayı aşan ve 6 aya kadar olan gecikmede £750, 6 ayı aşan gecikmede £1,500. Finansal tablolar üst üste 2 yıl geç sunulursa ceza iki katına çıkar. Ayrıntılar geç teslim cezaları sayfasında yer alıyor.

8. Ayın kayıtlarını muhasebecinize gönderin veya dosyalayın

Kontrol ettiğiniz ekstreleri, eşleştirdiğiniz fatura ve fişleri, ödeme dökümlerini ve direktör cari hesabına ilişkin notları bir araya getirin. Eksik belge listesini ve açıklanamayan bakiye farklarını da ekleyin. Muhasebecinizle kararlaştırdığınız klasörü veya paylaşım yöntemini kullanın.

Açık kalan konuları ve bunları çözmek için şimdiye kadar neler yaptığınızı anlatan kısa bir not hazırlayın. Yalnızca “fiş eksik” yazmak yerine tedarikçiyi ve işlemi belirtin. Kayıtları daha sonra incelemek üzere dosyalıyorsanız da aynı notu bırakın; yeniden açtığınızda nerede kaldığınızı hatırlamanız kolaylaşır.

Kontrol tarihini listeye yazın ve çözülmeyen konuları bir sonraki ayın listesine taşıyın. Sonradan gelen yanıtları da ilgili işlemle birlikte saklayın.

Billfetch ilk üç adımı sizin için yapar: Banka, kart ve pazaryeri hareketlerini toplar, bunları e-posta kutunuzdaki faturalarla eşleştirir ve eksik kalanları kısa bir liste hâlinde sunar. Hesap bağlantılarının nasıl çalıştığını inceleyin.

Bir aylık örnek

Tek bir direktörün yönettiği tasarım danışmanlığı şirketinin ekim ayını ele alalım. Bu örnekte şirketin banka hareketleri ve direktörün kendi cebinden ödediği şirket alışverişleriyle birlikte toplam 42 işlem inceleniyor. Kişisel kartla yapılan alışverişler de kontrole dâhil; ancak bunlar şirketin banka hesabından yapılmış ödemeler değil.

Yazılım alışverişi nedeniyle şirketin direktöre olan borcu, direktör cari hesabında £86.40 artar. Bu artış yalnızca yazılım giderine aittir. Örnekte diğer kişisel ödemelerin tutarları ve hesabın başlangıç bakiyesi belirtilmiyor.

Dosyalar muhasebeciye gönderildiğinde bulunan fişler ilgili ödemelere, iade ise ilk satışa bağlanmış olur. Kişisel kartla ödenen şirket giderleri de açıkça gösterilir. Muhasebeci, yazılımın hangi hesaptan ödendiğini tahmin etmek zorunda kalmadan kayıtları takip edebilir.

Mali yılı 31 Aralık’ta biten şirket için yıllık tarihler

Mali yılı 31 Aralık 2025’te biten bir şirket düşünelim. Kurumlar vergisi hesap döneminin de aynı tarihte sona erdiğini ve bunların şirketin ilk finansal tabloları olmadığını varsayarsak standart takvim şöyledir:

Her işlem için takvimde ayrı bir kayıt oluşturun. VAT beyannamesi ve şirket bilgilerini teyit bildirimi için hatırlatma eklemeden önce şirketin ilgili dönemlerini kontrol edin. Yalnızca mali yılın bitiş tarihine bakarak bu iki bildirimin tarihlerini belirleyemezsiniz.

Genel bilgidir, tavsiye değildir. Birleşik Krallık’ta yazının hazırlandığı tarihte geçerli olan kuralları genel hatlarıyla açıklar; kişisel durumunuza yönelik tavsiye içermez. Bağlantı verilen gov.uk rehberlerini inceleyin veya kendi durumunuzu muhasebecinizle görüşün.