Talep üzerine baskıda muhasebe: maliyeti satışla eşleştirin

Talep üzerine baskı işinde muhasebeyi zorlaştıran şey, satışın ve üretim maliyetinin farklı günlerde, farklı şirketlerden gelen kayıtlara yansımasıdır. Pazaryerinin hesabınıza yaptığı ödeme ve tedarikçinin başka bir para biriminde kestiği fatura da eklenince, yalnızca banka ekstresine bakarak bir siparişten ne kazandığınızı anlamak güçleşir.

Baskı maliyetlerini satışlarla eşleştirmek neden zor?

Pazaryeri müşteriden aldığı parayı size aktarmadan önce üretim bedeli kartınızdan çekilebilir. Tek bir kart işlemi birkaç siparişi kapsayabilir; tamamlandığını düşündüğünüz bir sipariş için sonradan yeniden baskı ya da iade kaydı oluşabilir. Tarihlerin yakınlığına veya tutarların benzerliğine güvenmek, bir satışa yanlış maliyet bağlamanıza yol açabilir.

Dövizle ödeme de takibi zorlaştırır. Tedarikçinin faturası dolar cinsinden olabilirken kart ekstrenizde, yurt dışı işlem ücreti de eklenmiş sterlin tutarı görünebilir. İki tutarı da kayıtta tutun: fatura ne satın aldığınızı, kart işlemi ise hesabınızdan ne kadar para çıktığını gösterir.

GOV.UK rehberine göre Birleşik Krallık’taki limited şirketlerin muhasebe kayıtları; alınan ve harcanan tüm parayı, alınıp satılan tüm malları ve bunların kimden alınıp kime satıldığını içermelidir (şirket perakende işletmesi değilse). Her üretim maliyetinin yanında tedarikçi bilgilerini saklamak, satın alma işlemini sonradan takip etmeyi kolaylaştırır. Ayrıntılar için şirket ve muhasebe kayıtlarına ilişkin kurallara bakabilirsiniz.

Talep üzerine baskı muhasebesi: eşleştirmeyi tarihle değil sipariş numarasıyla yapın

İlk bakacağınız bilgi, pazaryerinden talep üzerine baskı (POD) siparişine aktarılan sipariş numarası olsun. Tedarikçinin kendi sipariş numarasını da bunun yanında saklayın. Aktarılan siparişte pazaryeri numarası görünmüyorsa maliyeti bir satışa bağlamadan önce bağlantıyı araştırın. Tarihin aynı olması yalnızca bir ipucudur.

Bir sipariş takip tablosu oluşturun. Mağaza adı, pazaryeri sipariş numarası, tedarikçi sipariş numarası, müşterinin ödediği tutar, üretim ve kargo maliyetleri, pazaryeri kesintileri, para birimi, kart işlemi ve pazaryeri ödeme referansı için ayrı alanlar açın. İlgili belgelerin bağlantılarını da ekleyin. Mağaza adını belirtmek, Etsy, Shopify ve eBay üzerinden gelen siparişleri birbirinden ayırmanızı kolaylaştırır.

Printify muhasebesinde amaç, mağazadaki sipariş kaydından tedarikçi faturasına, oradan da kart işlemine kadar izi takip edebilmektir. Aynı yöntemi Printful, Gelato veya Prodigi için de kullanabilirsiniz. Tedarikçi adı maliyetin kimden geldiğini, sipariş numarası ise hangi satışa ait olduğunu gösterir.

Tek bir kart işlemi birkaç siparişi kapsıyorsa tutarı tedarikçinin dökümüne göre siparişlere dağıtın. Dağıttığınız tutarların toplamını karttan çekilen tutarla karşılaştırın. Açıklayamadığınız bir fark varsa araştırılmak üzere ayrı bırakın. Sırf toplamlar eşitlensin diye farkı siparişlere paylaştırmayın.

Sipariş onayı ile fatura aynı satın alma işlemini belgeliyor olabilir. Yeni bir gider kaydı açmak yerine ikisini de mevcut işleme ekleyin. Aynı ödeme için iki belge bulunması hakkındaki rehber bu durumu açıklıyor. Karttan ödeme çekilmiş ancak faturaya henüz ulaşılmamışsa kaydı “belge bekleniyor” şeklinde işaretleyin ve faturası olmayan ödemeler için izlenecek adımlara bakın.

Billfetch; Printify, Printful, Gelato ve Prodigi kayıtlarını Etsy, Shopify ve banka kayıtlarınızla birlikte okuyarak her üretim maliyetini ilgili satışın yanına yerleştirir. Entegrasyonları inceleyin.

Örnek hesap: bir tişört siparişi

Aşağıdaki rakamlar örnek amaçlıdır. Etsy ücret oranları bu hesap için varsayılmıştır; güncel tarifeyi göstermez. Hesaplama, KDV (VAT) düzeltmesi yapılmadan belirtilen ödeme tutarları üzerinden ilerler. Amaç siparişten kalan tutarı görmek; vergiye tabi kârı hesaplamak değildir.

Müşteri, £4.50 kargo bedeli dâhil toplam £32.00 öder. Kargo zaten bu toplamın içindedir. Satış tutarına yeniden eklerseniz geliri olduğundan fazla göstermiş olursunuz.

£0.12 tutarındaki yurt dışı işlem ücreti, karttan çekilen £12.73 tutarın içindedir. Giderleri sınıflandırırken bu ücreti ayrı gösterin, ancak siparişten kalan tutarı hesaplarken yeniden düşmeyin. Dolar cinsinden faturayı sterlin cinsinden kart kaydıyla birlikte saklayın. Faturadaki tutarın yerine, nasıl hesaplandığı belli olmayan bir kur dönüşümü yazmayın.

Böylece para hesabınıza ekimde geçse bile eylül ayı sonunda satış ile üretim maliyetini yan yana görebilirsiniz. Hesaba gelen ödemeyi pazaryerinin ödeme dökümüyle karşılaştırın. Ödeme başka siparişleri veya düzeltmeleri de içeriyorsa bunları da tek tek eşleştirin. Bankaya gelen tutarın yalnızca bu tişörte ait olduğunu varsaymayın.

Satış maliyeti ile genel giderleri ayırın

Burada anlattığımız sipariş bazlı kârlılık takibinde, tedarikçinin üretim ve POD kargo bedelini satışların maliyeti altında toplayın. Bunlar, satılan ürünün üretilmesi ve müşteriye ulaştırılması için yapılan harcamalardır. Pazaryeri satış kesintileri ile yurt dışı işlem ücretlerini ayrı kategorilerde izleyin; siparişten kalan tutarı hesaplarken bunları da düşürün.

Abonelikleri ve ürün görseli hazırlamak için kullandığınız mock-up araçlarını ise genel giderlerde takip edin. Bu araçlar mağazanın genel işleyişine hizmet eder. Bu nedenle ücretlerinin tamamını, ödeme tarihi denk geldi diye tek bir siparişe yüklemeyin. Bir siparişten para kazanmış olmanız, işletmenin bütün giderlerinin karşılandığı anlamına gelmez.

GOV.UK, kendi adına çalışanlar (sole trader) için yeniden satılmak üzere alınan stok ve ham madde gibi ticari alımları gider olarak indirilebilen harcamalar arasında sayar. Bu rehber gider türünü açıklar; her tedarikçi ücretinin veya her satıcının durumunun nasıl ele alınacağını tek başına belirlemez.

Talep üzerine baskıda satılan ürünlerin maliyetini takip ederken gider kategorisini ve ilgili siparişi birlikte kaydedin. Kategori, harcamaları topluca görmenizi; sipariş bağlantısı ise maliyetin hangi satıştan doğduğunu anlamanızı sağlar. Örnekteki kâr hesabını doğrudan vergi hesabı olarak kullanmayın. Kayıtların hesaplarda nasıl gösterileceğini ve varsa VAT düzeltmelerini muhasebecinizle netleştirin.

POD faturalarında KDV (VAT)

İşe tedarikçinin faturasıyla başlayın. Tedarikçi bilgilerini, alınan mal veya hizmeti, para birimini ve faturada Birleşik Krallık KDV’sinin (UK VAT) gösterilip gösterilmediğini kontrol edin. Belirtilen bir VAT tutarı varsa çalışma kayıtlarınızda ayrı gösterin. Fatura açık değilse kendiniz vergi tutarı eklemek yerine konuyu tedarikçiye veya muhasebecinize iletin.

Printful işlemlerinin Birleşik Krallık’taki VAT uygulamasını değerlendirirken elinizde ilgili fatura olsun. Yalnızca marka adı veya karttan çekilen tutarın para birimi, satın alma işlemini nasıl kaydetmeniz gerektiğini belirlemeye yetmez. Abonelik faturalarını üretim ve kargo faturalarından ayırt edebileceğiniz şekilde saklayın.

Birleşik Krallık’taki bir işletme, yurt dışındaki bir tedarikçiden hizmet aldığında VAT’ı “reverse charge” yöntemiyle kendisi hesaplayıp beyan etmek durumunda olabilir. Bunun uygulanıp uygulanmayacağı işlemin koşullarına bağlıdır. GOV.UK, bu yöntemde işletmenin hem tedarikçi hem müşteri gibi işlem yaptığını ve alışa ilişkin VAT indiriminin normal kurallara tabi olduğunu açıklar. Ayrıntılar yurt dışından yapılan alımlara ilişkin rehberde yer alır.

İthalatta ise VAT kaydı bulunan işletmeler, “postponed VAT accounting” yöntemini kullanarak ithalat VAT’ını VAT beyannamelerinde hesaplayıp beyan edebilir. Verginin indirimi yine normal kurallara tabidir. Aynı GOV.UK ithalat VAT rehberi bu yöntemi de açıklar. Bir POD siparişine uygulamadan önce muhasebecinizden faturayı, ithalatın koşullarını ve ilgili belgeleri kontrol etmesini isteyin.

VAT kayıtları en az 6 yıl saklanmalıdır. Faturaları ve destekleyici belgeleri, yaptığınız eşleştirmelerle birlikte sonradan kolayca bulabileceğiniz şekilde düzenleyin.

Ay sonunda hangi kayıtları kontrol etmeli?

Sipariş takip tablosunu pazaryeri bakiyesi, tedarikçi belgeleri ve banka ekstresiyle birlikte gözden geçirin. Müşterinin ödeme tarihi, üretim bedelinin tahsil edildiği tarih ve pazaryerinin size ödeme yaptığı tarih için ayrı alanlar kullanın. Bu tarihler farklı işlemleri anlatır. Hepsinin yerine paranın bankaya geçtiği tarihi yazmak, işinize yarayacak ayrıntıları kaybettirir.

Örnekteki £32.00 satış ile £12.73 kart maliyetini, eylül ayına ait sipariş kârlılığı tablosunda birbirine bağlı tutun. Pazaryerindeki ilgili tutarı “ödeme bekleniyor” olarak işaretleyin; 6 Ekim’de hesaba geçtiğinde bu ödemeyi mevcut kayda ekleyin. Hesaba gelen ödemeyi sipariş tablosuna yeni bir satış olarak girmeyin.

Bu eşleştirme yöntemi, resmî muhasebe kayıtlarında veya vergi beyannamesinde hangi tarihin esas alınacağını belirlemez. Muhasebecinize işlemlerin gerçek tarihlerini ve belgelerini iletin. Böylece işletmenize uygun muhasebe esasını uygulayabilir ve gerekiyorsa dönem sonu düzeltmelerini yapabilir. Aylık rapordaki tutarları denk getirmek için faturanın tarihini değiştirmeyin.

Dijital platformların bildirim yükümlülüğü de pazaryeri kayıtlarını anlaşılır tutmak için bir başka nedendir. Birleşik Krallık’taki platform işletmecilerinin satıcı bilgilerini HMRC’ye bildirmesi gerekebilir. Bir yılda 30’dan az mal satışı yapıp bu satışlardan toplam €2,000 veya daha az, yaklaşık £1,700, elde eden satıcılar belirtilen bildirim istisnasına girer. İki koşulun da sağlanması gerekir. Ayrıntılar için GOV.UK dijital platform işletmecisi rehberine bakabilirsiniz.

Platformun bildirim yapıp yapmayacağı ile siparişin ne kadar kazandırdığı ayrı konulardır. Yıl sonunda sipariş tablosunu, mutabakatları ve henüz çözülememiş kayıtları dayanak belgeleriyle birlikte muhasebecinize iletin. Teslim edeceğiniz dosyaları düzenlerken muhasebeci paketinin içeriğinden yararlanabilirsiniz.

Yeniden baskılar, ürün iadeleri ve para iadeleri

İlk sipariş kaydını esas alın; her değişim, yeniden baskı, para iadesi veya tedarikçi alacak kaydını buna bağlayın. Ek maliyeti kimin karşıladığını, tedarikçinin onayı ve gerçekleşen tahsilatlar üzerinden kaydedin. Müşteriye yaptığınız iade ile tedarikçiden aldığınız iade ayrı işlemlerdir. Birinin gerçekleşmesi diğerinin de gerçekleştiği anlamına gelmez.

Tedarikçi ek ücret almadan yeniden baskı yapıyorsa yeni sipariş numarasını ve onay belgesini ilk siparişe ekleyin. Maliyeti tedarikçinin karşıladığını not düşün. Yeni bir koli gönderildi diye bir satın alma gideri ya da müşteri satışı daha oluşturmayın. Tedarikçi ilk üretim bedelini de alacak kaydıyla düzeltmedikçe, başlangıçtaki üretim maliyetini kayıtta tutun.

Yeniden baskı veya yeni gönderinin kargo ücretini siz ödüyorsanız ek faturayı ve ödemeyi aynı siparişe bağlayın. Siparişin kârlılık hesabına bu maliyeti de ekleyin. Tedarikçi daha sonra bu bedel için bir alacak kaydı oluşturursa onu da ilgili masrafla eşleştirin. Böylece siparişin bütün hareketlerini bir arada görebilirsiniz.

Müşteriye para iadesi yaptığınızda iade tutarını ilk satışa bağlayın ve ödeme belgesini saklayın. Pazaryeri dökümünde ücret düzeltmesi, tedarikçi kayıtlarında ise üretim bedeline ilişkin bir alacak kaydı olup olmadığını kontrol edin. Siparişin yeniden ilk hesapladığınız kadar kazandırdığını varsaymayın; belgesi eksik işlemleri açıklığa kavuşana kadar işaretli tutun.

Genel bilgidir, tavsiye değildir. Bu yazı, hazırlandığı tarihte Birleşik Krallık’ta geçerli olan kurallar hakkında genel bilgi verir; kişisel durumunuza yönelik bir tavsiye değildir. Kendi durumunuz için bağlantılardaki GOV.UK rehberlerini inceleyin veya bir muhasebeciye danışın.