VAT için Making Tax Digital: küçük şirketler ne yapmalı?

Making Tax Digital for VAT, Birleşik Krallık’ta VAT kayıtlarının dijital ortamda tutulmasını, bu kayıtları işleyen yazılımların birbirine bağlanmasını ve beyannamelerin uyumlu bir yazılım üzerinden gönderilmesini gerektirir. HMRC’nin tanıdığı muafiyetler dışında, gönüllü olarak VAT kaydı yaptırmış küçük limited şirketler de bu kapsamdadır. Şirketi yöneten kişi açısından işin özü, bir işlemin kayda girmesinden beyannamenin gönderilmesine kadar geçen sürecin açık ve takip edilebilir olmasıdır. HMRC, VAT kaydı olan tüm işletmelerin artık MTD sistemine alınmış olması gerektiğini, işletmelerin ayrıca başvuru yapmasına gerek kalmadığını belirtiyor. Bu bilgi HMRC’nin VAT rehberinde, dijital kayıt şartları ve muafiyetler ise kayıt tutma rehberinde açıklanıyor.

VAT için Making Tax Digital hangi işletmeleri kapsıyor?

Cironun VAT kayıt eşiğinin altında olması, VAT kaydı bulunan bir şirketi MTD kapsamından çıkarmaz. Kayıt eşiğinin altında vergiye tabi cirosu olan VAT kayıtlı işletmeler de 1 Nisan 2022’den beri bu kurallara uymak zorunda. Gönüllü kayıt yaptıranlar da buna dahil. Kapsamın nasıl genişletildiği VAT Notice 700/22’de açıklanıyor.

Vergiye tabi ciro £90,000’ı aştığında VAT kaydı gerekiyor. Ciro £88,000’ın altındaysa kayıt isteğe bağlı olarak iptal edilebiliyor. HMRC’nin VAT eşikleri rehberindeki bu tutarlar, VAT kaydıyla ilgili. Dijital kayıt tutmaya başlamak veya son vermek için belirlenmiş ayrı sınırlar değiller.

İnternetten satış yapıyor ve kayıt eşiğine yaklaşıyorsanız, satış kayıtlarınızın, alış belgelerinizin ve banka hareketlerinizin nerede tutulduğunu belirlemek iyi bir başlangıç olur. Şirketiniz zaten VAT kayıtlıysa mevcut sürece bakın: Beyannameye girecek rakamlar, gönderim yazılımına nasıl ulaşıyor?

Dijital kayıt tutmak ne demek?

Dijital kayıt, VAT hesabında kullanılan bilgilerin düzenli biçimde kaydedilmesidir. Bir işlemi destekleyen fatura veya makbuzla aynı şey değildir. Taranmış belgelerden oluşan bir klasör ve yalnızca beyanname toplamlarını içeren bir hesap tablosu, gerekli işlem kayıtlarının tutulduğunu tek başına göstermez.

Dijital ortamda tutulması gereken temel bilgiler şunlardır:

• İşletmenin adı, esas iş yeri adresi, VAT kayıt numarası ve kullandığı VAT hesaplama yöntemleri.
• Satışlarda, işlemin vergisel açıdan gerçekleştiği tarih, VAT hariç tutar ve VAT oranı.
• Alışlarda, işlemin vergisel açıdan gerçekleştiği tarih, VAT hariç tutar ve indirim konusu yapılacak alış VAT’si.
• Beyanname düzeltmeleri ile verginin alıcı tarafından hesaplandığı işlemlere veya özel VAT uygulamalarına ilişkin kayıtlar.

Bu yükümlülükler VAT Notice 700/22’de ve HMRC’nin dijital kayıt listesinde açıklanıyor.

İşlemleri destekleyen belgeler genel olarak kâğıt üzerinde veya elektronik ortamda saklanabilir. MTD, her faturanın mutlaka taranmasını gerektirmez. Ancak bazı kayıtlar için özel dijital saklama şartları vardır. Bu nedenle bütün belgeleri aynı şekilde değerlendirmek yerine ilgili ayrımı rehberden kontrol edin. VAT Notice 700/22, dayanak belgelerle dijital kayıtlar arasındaki ilişkiyi açıklıyor.

Bir hesaplama örneği üzerinden bakalım: %20 VAT dahil £1,440.00 tutarındaki bir satışın £240.00’ı VAT’dir. Yani vergi dahil tutarın altıda biri. Kaydı kontrol ederken toplam tutarı ve VAT tutarını faturayla karşılaştırın. Faturayı da ilgili dijital kaydın yanında kolayca bulabileceğiniz şekilde saklayın.

Dijital bağlantılar: fark etmeden yapılan hata

VAT kayıtlarını tutmak ve beyannameyi göndermek için farklı yazılımlar kullanılıyorsa gerekli veriler bu yazılımlar arasında dijital olarak aktarılmalıdır. Rakamları yeniden yazmak veya kopyalayıp yapıştırmak, kabul edilen bir dijital bağlantı sayılmaz. HMRC’nin kayıt tutma rehberi bu konuda açık.

Dijital bağlantılara uyum için tanınan geçiş süresi, 1 Nisan 2021 ve sonrasında başlayan VAT beyan dönemleri itibarıyla sona erdi. Dolayısıyla bu geçiş süresine dayanarak toplamları elle aktarmaya devam etmek mümkün değil. Ayrıntılar VAT Notice 700/22’nin güncellemelerinde yer alıyor.

Aşağıdaki örnekte bankadan dışa aktarılan hesap tablosunun, şirketin dijital VAT kayıtlarının bir parçası olduğunu düşünelim:

Burada kontrol edilmesi gereken şey, aktarımın kendisi. Beyannameyi hazırlayan kişiden rakamların hangi hücrelerden, dosyadan veya yazılım bağlantısından geldiğini göstermesini isteyin. Süreci yalnızca “toplamları muhasebeciye gönderiyoruz” diye anlatmak, verinin nasıl aktarıldığını açıklamıyor.

Muhasebe yazılımına veri aktarımı için kayıtları FreeAgent veya QuickBooks’a gönderme rehberi, bilgileri yeniden yazmadan nasıl aktarabileceğinizi anlatıyor. Banka hareketleri içinse CSV formatındaki banka ekstresini içe aktarma rehberi pratik bir başlangıç sunuyor.

Yazılım seçimi: uyumlu paket veya köprü yazılım

HMRC iki seçenek sunuyor: Dijital kayıtları tutup VAT beyannamelerini gönderen uyumlu bir yazılım paketi ya da hesap tabloları gibi doğrudan uyumlu olmayan araçları HMRC’ye bağlayan bir köprü yazılım. Seçenekleri HMRC’nin uyumlu VAT yazılımı arama aracından kontrol edebilirsiniz.

Yazılım konusunu önce beyannameyi hazırlayıp gönderecek kişiyle görüşün. Hangi kayıtların hangi sistemde tutulduğunu ve aralarında nasıl aktarıldığını listeleyin. Ardından düşündüğünüz düzenin bu ihtiyaçları karşılayıp karşılamadığına bakın. Ana muhasebe yazılımının dışında kullanılan hesap tablolarını da listeye ekleyin.

Bir köprü yazılıma güvenmeden önce, kendi kullandığınız tablo üzerinde nasıl çalıştığını görün. Beyanname rakamlarını nereden aldığını ve işlem kayıtlarının bu hücrelere nasıl yansıdığını kontrol edin. Üzerinde anlaştığınız yöntemi kısa bir notla belgeleyin. Böylece işi geçici olarak devralan biri de rakamları elle aktarmaya başvurmadan aynı süreci izleyebilir.

Beyannameyi sizin adınıza muhasebeciniz gönderiyorsa dosya formatını ve teslim şeklini önceden netleştirin. Muhasebeci paketinin içeriğini anlatan rehber bu görüşmeye yardımcı olabilir. Hangi dosyaların kontrol amacıyla kullanıldığını, hangilerinin beyanname yazılımına veri sağladığını sorun.

Son tarihler ve cezalar

VAT beyannameleri genellikle 3 ayda bir verilir. Beyannameyi gönderme ve ödeme için son tarih, normalde hesap döneminin bitiminden bir takvim ayı ve 7 gün sonrasıdır. Ödenecek veya geri alınacak VAT olmasa da beyanname verilmesi gerekir. Bu kurallar HMRC’nin VAT beyannamesi rehberinde yer alıyor.

Geç verilen beyannamelere ilişkin ceza puanı sistemi, 1 Ocak 2023 ve sonrasında başlayan hesap dönemleri için geçerli. Para cezasına yol açan puan eşiği, beyan sıklığına göre değişiyor:

Eşiğe ulaşıldığında £200 ceza uygulanır. İşletme bu eşikte kaldığı sürece, sonraki her geç beyanname için yeniden £200 ceza kesilir. Bunlar beyannamenin geç verilmesine ilişkin cezalardır; VAT’nin geç ödenmesinin sonuçlarını kapsamaz. Ayrıntılar için HMRC’nin geç beyanname cezaları rehberine bakabilirsiniz.

Son tarih ve ceza hesabına bir örnek

30 Haziran 2026’da sona eren üç aylık dönem için beyanname ve ödeme son tarihi 7 Ağustos 2026’dır. Bu tarih, HMRC’nin beyanname rehberindeki genel süreye göre hesaplanır.

Örneğimizde üç ayda bir beyanname veren şirketin hâlihazırda 3 ceza puanı var:

Bu örnek, puan ve ceza kurallarının nasıl işlediğini gösteriyor. Arada zamanında verilen beyanname yeni bir cezaya yol açmıyor. Son satırda şirketin hâlâ eşikte olduğu varsayılıyor; zamanında verilen bir beyannamenin geçmiş puanları sildiği varsayılmıyor.

Hesabı etkileyen özel uygulamalar

Flat Rate Scheme. Bu uygulamaya katılmak için VAT hariç cironun £150,000 veya altında olması gerekiyor. £2,000’ın üzerindeki belirli sermaye varlıkları dışında, alışlarda ödenen VAT genel olarak indirim konusu yapılamıyor. Uygunluk şartlarını veya alış VAT’sinin nasıl ele alınacağını değerlendirirken Flat Rate Scheme rehberini kontrol edin.

Cash Accounting Scheme. Bu uygulamaya katılım için VAT’ye tabi ciro sınırı £1.35 milyon. Muhasebecinizle görüşürken Cash Accounting Scheme rehberinden yararlanabilirsiniz. Muhasebe kayıtlarını teslim ederken hangi uygulamanın kullanıldığını da açıkça belirtin.

Her çeyrekte uygulanabilecek bir kontrol listesi

Yukarıdaki yükümlülükleri takip etmek için şu listeyi kullanabilirsiniz:

• Satış ve alış faturalarını, makbuzları ve banka kayıtlarını düzenli bir yerde toplayın.
• Belgeleri ilgili kayıtlarla eşleştirin; açıklama gereken işlemleri işaretleyin.
• VAT kayıtlarını eksik bilgi, mükerrer kayıt ve henüz sonuçlandırılmamış düzeltmeler açısından gözden geçirin.
• Verinin her hesap tablosu ve yazılım arasında nasıl aktarıldığını kontrol ederek MTD dijital bağlantılarını baştan sona izleyin.
• Özellikle muhasebeciyle çalışıyorsanız, beyannameyi kimin hazırlayacağını, kimin kontrol edeceğini ve kimin göndereceğini netleştirin.
• Beyanname gönderimini ve ödemeyi takvime ayrı işler olarak ekleyin; son tarihten önce kontrol için zaman ayırın.
• Kontrol edilen rakamları, açıklayıcı notları ve gönderim onayını bir sonraki incelemede kolayca bulabileceğiniz şekilde birlikte saklayın.

Billfetch, VAT beyannamesi gönderen bir araç değildir. VAT rakamlarının dayanağı olan faturaları ve makbuzları toplar, bunları banka hareketleriyle eşleştirir ve FreeAgent veya QuickBooks’a dijital olarak aktarır. Böylece bilgileri yeniden yazmanız gerekmez. Planları ve fiyatları inceleyin.

Sık sorulan sorular

Ciro VAT kayıt eşiğinin altındaysa Making Tax Digital geçerli mi?

Evet. İşletmenin VAT kaydı varsa ve MTD muafiyeti bulunmuyorsa kurallar geçerlidir. Gönüllü kayıt yaptıranlar dahil, eşik altında kalan VAT kayıtlı işletmeler 1 Nisan 2022’den itibaren kapsama alındı. Ayrıntılar VAT Notice 700/22’de yer alıyor.

Limited şirketler VAT için hesap tablosu kullanmaya devam edebilir mi?

Evet, uygun bir yazılım düzeniyle kullanabilir. HMRC, kayıt tutup doğrudan beyanname gönderen paketlerin yanı sıra, hesap tablolarını kendi sistemlerine bağlayan köprü yazılımları da kabul ediyor. Uyumlu yazılım rehberini inceleyin ve kayıtların köprü yazılıma nasıl aktarıldığını kontrol edin.

Making Tax Digital için kendim başvuru yapmalı mıyım?

Hayır. HMRC, VAT kaydı olan tüm işletmelerin artık sisteme alınmış olması gerektiğini ve işletmelerin ayrıca başvuru yapmasına gerek kalmadığını belirtiyor. Güncel açıklama HMRC’nin VAT rehberinde bulunuyor.

Ödenecek VAT yoksa yine de beyanname vermem gerekir mi?

Evet, VAT kaydı bulunan bir işletme, ödeyeceği veya geri alacağı VAT olmasa da beyanname vermelidir. Ödenecek tutarın sıfır olması, beyanname işini takvimden çıkarmak için bir neden değildir. Ayrıntılar için HMRC’nin VAT beyannamesi rehberine bakabilirsiniz.

Genel bilgidir, tavsiye değildir. Bu yazı, hazırlandığı tarihte Birleşik Krallık’ta geçerli olan kuralları açıklar; şirketinizin vergi durumuna özel bir değerlendirme içermez. Kendi durumunuz için bağlantılardaki GOV.UK rehberlerini kontrol edin veya bir muhasebeciye danışın.